Politique de confidentialité

En bref

• Nukleo est le nom d'entreprise de Nucléus Stratégie inc. (NEQ 1177652220). Nukleo est responsable des renseignements personnels recueillis sur nukleo.com.
• Notre responsable de la protection des renseignements personnels est Clément Roy, président et fondateur. Vous pouvez lui écrire à hello@nukleo.com.
• Les formulaires Contact, Agences, Accueil et Carrières nous transmettent vos renseignements par courriel. Le site ne les enregistre pas dans une base de données.
• Google Analytics reste désactivé tant que vous ne l'avez pas accepté dans la bannière du site.
• Certains de nos fournisseurs sont situés aux États-Unis. Vos renseignements peuvent donc être traités à l'extérieur du Québec et du Canada.
• Vous pouvez consulter vos renseignements, les faire corriger, retirer votre consentement et porter plainte. Nous répondons dans les 30 jours.
• Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

1. Qui sommes-nous et à qui s'applique la Politique

Nukleo est le nom d'entreprise de Nucléus Stratégie inc. (NEQ 1177652220). La société est constituée au Québec. Dans la présente Politique, « Nukleo » et « nous » la désignent. Notre siège est situé au 345-6750, av. de l'Esplanade, Montréal (Québec) H2V 4M1. Nous avons aussi un bureau au 1800 Argyle St, Unit 801, Halifax (N.-É.) B3J 3N8. La société est aussi enregistrée en Nouvelle-Écosse (Registry ID 4649655).

La présente Politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et détruisons les renseignements personnels. Elle s'applique :

• aux personnes qui visitent le site nukleo.com ;
• aux personnes qui nous écrivent par les formulaires du site ou par courriel ;
• aux personnes qui posent leur candidature à un emploi ;
• aux représentants de nos clients, clients potentiels, fournisseurs et partenaires.

Elle vise à respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25 (la « loi québécoise »). Elle vise aussi à respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada (la « LPRPDE »), qui s'applique notamment à nos activités en Nouvelle-Écosse et aux renseignements qui circulent entre provinces ou entre pays.

Dans certains projets, nous traitons des renseignements personnels pour le compte d'un client, par exemple lors de la migration d'une base de données. Nous agissons alors comme prestataire de services. Le client demeure responsable de ces renseignements et nous les traitons selon ses instructions et notre contrat avec lui. Pour exercer vos droits sur ces renseignements, adressez-vous d'abord à ce client.

Le questionnaire IGNITE offert à l'adresse nukleo.com/ignite est exploité par une application distincte. Ce questionnaire est exploité par Nukleo. Les réponses sont transmises à Clément Roy, notre responsable de la protection des renseignements personnels, et sont traitées selon la présente Politique. Seuls les membres de l'équipe Nukleo qui en ont besoin à cette fin peuvent consulter les réponses. Les organismes partenaires d'IGNITE n'y ont pas accès.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Clément Roy, président et fondateur, est le responsable de la protection des renseignements personnels de Nukleo. Il veille au respect de la loi et de la présente Politique. Il reçoit les demandes d'accès, de rectification et de retrait du consentement, ainsi que les plaintes.

Pour le joindre

Clément Roy, responsable de la protection des renseignements personnels
Nukleo
345-6750, av. de l'Esplanade
Montréal (Québec) H2V 4M1
Courriel : hello@nukleo.com (indiquez « Vie privée » dans l'objet)

3. Définitions

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l'identifier, directement ou indirectement.

Un renseignement sensible est un renseignement qui suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée, en raison de sa nature ou du contexte. C'est le cas, par exemple, des renseignements médicaux, biométriques ou financiers. Nous ne demandons pas de renseignements sensibles sur le site.

Les coordonnées d'affaires sont le nom, le titre, la fonction, l'adresse, le courriel et le numéro de téléphone d'une personne à son lieu de travail. La loi québécoise ne s'applique pas à ces renseignements lorsqu'ils concernent l'exercice d'une fonction au sein d'une entreprise. La LPRPDE ne s'y applique pas lorsqu'ils servent uniquement à communiquer avec une personne dans le cadre de son emploi ou de sa profession. Nous les traitons quand même avec soin.

4. Renseignements recueillis et moyens de collecte

Formulaires Contact, Agences et Accueil. Nous recueillons votre nom, le nom de votre entreprise ou de votre agence, votre adresse courriel, votre message et, dans le formulaire Accueil, les besoins que vous cochez. Les champs obligatoires sont indiqués dans chaque formulaire. Votre envoi passe par notre serveur, qui le transmet par courriel à notre équipe au moyen du service SendGrid. Le serveur ne l'enregistre pas dans une base de données. Vous recevez ensuite un accusé de réception à l'adresse courriel fournie.

Formulaire Carrières. Nous recueillons votre nom, votre adresse courriel, le poste visé, votre message, et, si vous les fournissez, l'adresse de votre profil LinkedIn et votre CV. La section 8 donne les détails.

Navigation sur le site.

• Notre hébergeur reçoit les données techniques de chaque visite : adresse IP, type de navigateur, page demandée, date et heure. Il peut les journaliser pour assurer le fonctionnement et la sécurité du site.
• Lorsque vous envoyez un formulaire, votre adresse IP sert à bloquer les envois abusifs (au plus cinq envois par période de 15 minutes). Elle est gardée en mémoire pendant cette période seulement et n'est pas enregistrée.
• Le site mémorise votre langue dans un témoin et dans le stockage local de votre navigateur. Il mémorise votre choix relatif aux témoins dans le stockage local.
• Si vous y consentez, Google Analytics recueille des données de navigation (voir la section 7).

Relations d'affaires et projets. Nous recueillons les coordonnées, les échanges, les renseignements de facturation et les documents nécessaires à nos mandats. Nous les obtenons de vous ou de l'organisation que vous représentez, par courriel, au téléphone, en rencontre ou en visioconférence.

Renseignements reçus de tiers. Une personne peut nous transmettre vos coordonnées, par exemple un client qui nous présente un collègue. Nous traitons alors ces renseignements selon la loi. Si vous nous fournissez des renseignements sur une autre personne, vous devez être autorisé à le faire.

Ne nous transmettez pas de renseignements sensibles par les formulaires du site.

5. Fins de la collecte

Nous utilisons les renseignements personnels pour :

• répondre à vos demandes et assurer le suivi de nos échanges ;
• préparer des propositions et conclure des contrats ;
• fournir nos services et gérer nos projets ;
• facturer et tenir notre comptabilité ;
• évaluer les candidatures et recruter ;
• protéger le site, prévenir la fraude et bloquer les envois abusifs ;
• mesurer l'audience du site, avec votre consentement ;
• respecter nos obligations légales et faire valoir nos droits.

Nous n'utilisons pas vos renseignements à une autre fin sans votre consentement, sauf si la loi le permet.

6. Consentement

Votre consentement doit être manifeste, libre et éclairé. Il est donné pour des fins précises.

Lorsque vous remplissez un formulaire, vous consentez à ce que nous utilisions vos renseignements pour vous répondre ou pour évaluer votre candidature. Pour les témoins et technologies de suivi, nous demandons votre consentement exprès au moyen de la bannière du site. Si un renseignement sensible devait être utilisé, nous obtiendrions votre consentement exprès.

La loi permet, dans certains cas, d'utiliser ou de communiquer des renseignements sans consentement. C'est le cas, par exemple, pour respecter une obligation légale, prévenir une fraude ou confier un mandat à un prestataire de services lié par un contrat écrit.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps (voir la section 16).

7. Témoins et technologies de suivi

La mesure d'audience est désactivée par défaut. Lors de votre première visite, une bannière vous demande si vous acceptez la mesure d'audience par Google Analytics. Si vous refusez ou ignorez la bannière, Google Analytics n'est pas chargé.

Fins propres de Google. Google peut utiliser certaines données de Google Analytics pour ses propres fins, selon sa politique : policies.google.com/privacy.

Changer d'avis. Vous pouvez modifier votre choix en tout temps au moyen du lien « Préférences de témoins » au bas de chaque page. Si vous retirez votre consentement, le site supprime les témoins de Google Analytics déposés sur nukleo.com, puis la page se recharge. Les données déjà transmises à Google avant votre retrait ne sont pas effacées par ce geste. Elles suivent la durée indiquée dans le tableau ci-dessus. Vous pouvez aussi effacer les données du site dans votre navigateur. La bannière réapparaît alors à votre prochaine visite. Votre navigateur vous permet aussi de bloquer les témoins.

8. Candidatures et CV

Le formulaire Carrières recueille votre nom, votre adresse courriel, le poste visé et votre message. Vous pouvez aussi fournir l'adresse de votre profil LinkedIn et un CV en format PDF, DOC ou DOCX d'au plus 5 Mo.

Votre candidature est transmise par courriel, au moyen de SendGrid, à la boîte courriel de Nukleo. Le CV y est joint. Le serveur du site ne conserve pas de copie. Vous recevez un accusé de réception. Seules les personnes qui participent au recrutement ont accès à votre candidature.

Nous utilisons ces renseignements seulement pour évaluer votre candidature au poste visé ou votre candidature spontanée. N'incluez pas dans votre CV votre numéro d'assurance sociale, votre date de naissance, votre photo ni des renseignements sur votre santé. Nous ne vérifions vos références ou vos antécédents qu'à une étape plus avancée, avec votre consentement.

Si votre candidature n'est pas retenue, nous la conservons pendant 12 mois après la fin du processus, puis nous la détruisons. Pour la garder plus longtemps en vue d'autres postes, nous vous demanderons votre consentement. Vous pouvez retirer votre candidature en tout temps.

9. Renseignements des employés

Nous recueillons les renseignements nécessaires à l'embauche, à la paie, à la gestion de la relation d'emploi et au respect de nos obligations légales. Ces renseignements sont traités selon nos règles internes et les lois applicables. Les employés peuvent s'adresser au responsable de la protection des renseignements personnels.

10. Communication à des tiers

Nous communiquons des renseignements personnels seulement dans les cas suivants :

• avec votre consentement ;
• à nos prestataires de services, lorsque c'est nécessaire à leur mandat. Un contrat écrit les oblige à protéger les renseignements, à ne les utiliser que pour ce mandat et à les détruire à la fin de celui-ci ;
• à nos conseillers professionnels, comme nos avocats et nos comptables, qui sont tenus à la confidentialité ;
• lorsque la loi l'exige ou le permet, par exemple pour répondre à une ordonnance d'un tribunal ;
• dans le cadre d'une transaction commerciale, comme une fusion ou une vente d'entreprise, aux conditions prévues par la loi.

Voici nos principaux fournisseurs liés au site :

Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons pas de renseignements personnels.

11. Communication à l'extérieur du Québec et du Canada

Plusieurs de nos fournisseurs sont situés aux États-Unis. Le serveur du site est hébergé aux Pays-Bas. Notre équipe de Halifax peut aussi avoir accès à certains renseignements. Vos renseignements peuvent donc être traités à l'extérieur du Québec et du Canada.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous faisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Elle tient compte de la sensibilité des renseignements, des fins de leur utilisation, des mesures de protection prévues, y compris celles du contrat, et du régime juridique de l'endroit où ils seront traités. Nous ne communiquons les renseignements que si cette évaluation démontre qu'ils bénéficieront d'une protection adéquate. La communication fait l'objet d'une entente écrite.

Les renseignements traités à l'extérieur du Canada sont soumis aux lois de l'endroit où ils se trouvent. Les autorités de cet endroit peuvent y avoir accès selon ces lois.

12. Décisions automatisées

Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements personnels.

Si nous le faisions un jour, nous vous en informerions au plus tard au moment de la décision. Vous pourriez alors connaître les renseignements utilisés, les raisons et les principaux facteurs ayant mené à la décision, faire corriger vos renseignements et présenter vos observations à un membre de notre équipe en mesure de réviser la décision.

13. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements personnels seulement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou le temps exigé par la loi.

• Demandes envoyées par les formulaires : 24 mois après notre dernier échange. Si une relation d'affaires en découle, nous les conservons pendant la durée de cette relation et le temps exigé par la loi.
• Candidatures non retenues : 12 mois après la fin du processus (voir la section 8).
• Réponses au questionnaire IGNITE : 24 mois après notre dernier échange avec votre entreprise. Si votre entreprise devient cliente, nous les conservons pendant la durée de notre relation et le temps exigé par la loi.
• Données de Google Analytics : 14 mois pour les données liées aux utilisateurs et aux événements, selon le réglage de conservation de notre compte. Les rapports agrégés, qui ne vous identifient pas, peuvent être conservés plus longtemps.
• Dossiers de clients, contrats et pièces comptables : la durée exigée par les lois fiscales, généralement six ans après la fin de l'année d'imposition visée.

À la fin de la période de conservation, nous détruisons les renseignements de façon sécuritaire. Nous pouvons aussi les anonymiser pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes, selon les règles prévues par la loi.

14. Sécurité

Nous prenons des mesures de sécurité raisonnables et adaptées à la sensibilité des renseignements. Par exemple :

• le site est accessible seulement en connexion chiffrée (HTTPS) ;
• les formulaires sont protégés contre les envois automatisés et abusifs ;
• les CV sont vérifiés (type et taille du fichier) avant leur transmission ;
• l'accès aux renseignements est limité aux personnes qui en ont besoin pour leur travail ;
• les membres de notre équipe sont tenus à la confidentialité.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est parfaitement sûre. Nous ne pouvons donc pas garantir une sécurité absolue.

15. Incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité est un accès, une utilisation ou une communication non autorisés d'un renseignement personnel, ou sa perte.

Si un incident survient, nous prenons rapidement des mesures pour en réduire les conséquences et éviter qu'il se reproduise. Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons avec diligence la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées. Si la LPRPDE s'applique et que l'incident présente un risque réel de préjudice grave, nous avisons aussi le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et les personnes concernées.

Nous tenons un registre de tous les incidents de confidentialité, même ceux qui ne présentent pas de risque de préjudice sérieux. Nous conservons les renseignements de ce registre au moins cinq ans.

16. Vos droits

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous avez le droit :

• d'être informé des renseignements que nous détenons sur vous, de leur utilisation, des personnes qui y ont accès et de leur durée de conservation ;
• d'accéder à vos renseignements et d'en obtenir une copie ;
• de faire rectifier des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques, et de faire supprimer ceux dont la collecte, la communication ou la conservation n'est pas autorisée par la loi ;
• de retirer votre consentement à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements. Le retrait vaut pour l'avenir. Il peut nous empêcher de vous répondre ou de poursuivre un service ;
• de demander la cessation de la diffusion d'un renseignement ou la désindexation d'un hyperlien rattaché à votre nom, lorsque la loi le permet, par exemple si la diffusion vous cause un préjudice grave ;
• à la portabilité : obtenir les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou les faire transmettre à la personne ou à l'organisation de votre choix ;
• d'être informé de toute décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, comme le prévoit la section 12 ;
• de porter plainte auprès de nous ou d'une autorité de contrôle (voir la section 18).

17. Exercer vos droits et délai de réponse

Envoyez votre demande par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels, aux coordonnées de la section 2. Nous pouvons vous demander des renseignements pour confirmer votre identité. Nous ne demanderons que le minimum nécessaire. Si vous avez besoin d'aide pour formuler votre demande, nous vous aiderons.

L'accès à vos renseignements est gratuit. Des frais raisonnables peuvent s'appliquer à la transcription, à la reproduction ou à la transmission. Nous vous en informerons à l'avance.

Nous répondons par écrit au plus tard 30 jours après la réception de votre demande. Si nous refusons une demande, nous en donnons les motifs, la disposition de la loi sur laquelle le refus s'appuie et vos recours. Selon la loi québécoise, l'absence de réponse dans les 30 jours équivaut à un refus.

18. Plaintes

Vous pouvez d'abord porter plainte auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels, aux coordonnées de la section 2. Nous accusons réception de votre plainte, nous l'examinons et nous vous répondons par écrit dans les 30 jours.

Vous pouvez aussi vous adresser :

• à la Commission d'accès à l'information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca). Pour contester un refus ou l'absence de réponse à une demande d'accès ou de rectification, vous devez présenter votre demande à la Commission dans les 30 jours du refus ou de l'expiration du délai de réponse ;
• au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (www.priv.gc.ca), pour les questions visées par la LPRPDE.

19. Mineurs

Le site s'adresse aux entreprises et aux adultes. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels sur un mineur de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l'autorité parentale ou du tuteur. Si vous croyez qu'un enfant nous a transmis des renseignements, écrivez-nous. Nous les détruirons.

20. Liens vers d'autres sites et réseaux sociaux

Le site contient des liens vers d'autres sites, notamment LinkedIn et Instagram. Ces liens ne transmettent aucune donnée à ces plateformes avant que vous cliquiez. Une fois sur ces sites, leurs propres politiques s'appliquent. Nous vous invitons à les consulter.

21. Communications électroniques

L'accusé de réception que vous recevez après l'envoi d'un formulaire est un message transactionnel. Nous ne vous envoyons pas de messages promotionnels sans votre consentement, conformément à la Loi canadienne anti-pourriel. Chaque message promotionnel contient un moyen simple de vous désabonner.

Le courriel comporte certains risques. Évitez d'y inclure des renseignements sensibles.

22. Gouvernance

Nos règles internes encadrent la protection des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie. En voici l'essentiel :

• Responsable. Clément Roy, président et fondateur, est le responsable de la protection des renseignements personnels. Il approuve nos règles et veille à leur application. Vous pouvez lui écrire à hello@nukleo.com, avec « Vie privée » dans l'objet.
• Rôles. Chaque membre de notre équipe n'accède qu'aux renseignements dont il a besoin pour son travail et est tenu à la confidentialité. Nos fournisseurs sont liés par contrat.
• Conservation. Nous suivons un calendrier : par exemple, 24 mois pour les demandes reçues par le site, 12 mois pour les candidatures non retenues et 14 mois pour les données de Google Analytics. Ensuite, nous détruisons ou anonymisons les renseignements.
• Demandes et plaintes. Nous traitons les demandes d'accès, de rectification et de portabilité, ainsi que les plaintes, et nous répondons par écrit dans les 30 jours.
• Incidents. Nous inscrivons tout incident de confidentialité dans un registre. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées.
• Évaluations. Nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée avant tout nouveau système qui touche des renseignements personnels et avant toute communication à l'extérieur du Québec.
• Révision. Nous révisons ces règles au moins une fois par année.

23. Droit applicable

La présente Politique est régie par les lois du Québec et les lois fédérales du Canada qui s'appliquent. Tout différend relève des tribunaux du district judiciaire de Montréal. Cette règle ne limite pas votre droit de vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, ni les droits que vous accorde une règle d'ordre public.

Si vous nous écrivez de l'extérieur du Canada, les lois de votre pays peuvent vous accorder d'autres droits. Écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels pour les exercer.

24. Modifications

Nous pouvons modifier la présente Politique pour tenir compte de l'évolution de nos pratiques, de nos services ou de la loi. La nouvelle version est publiée sur cette page avec sa date de mise à jour. En cas de changement important, nous l'indiquons clairement sur le site. Si nous voulons utiliser vos renseignements à une nouvelle fin, nous vous demanderons votre consentement lorsque la loi l'exige.